EtusivuYritysesittelyTietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste (Henkilötietolain 523/99:10§:n mukainen)

1. Rekisterinpitäjä

Vilomix Finland Oy:n asiakasrekisterin rekisterinpitäjä: Vilomix Finland Oy, Yrittäjäntie 1, 21530 Paimio, Y-tunnus 0472472-7

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Eija Seppä, puh. 010 402 7700 Osoite: Vilomix Finland Oy, Yrittäjäntie 1, 21530 Paimio

3. Rekisterin nimi

Vilomix Finland Oy:n liiketuttavakanta, johon on koottu yrityksen asiakkaiden, tavarantoimittajien ja yhteistyökumppaneiden tiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely tutkimus- ja tuotekehitystoiminnassa ja Vilomix Finland Oy:n suoramarkkinoinnin ja mainonnan suuntaaminen asiakastietojen perusteella.

  • Liiketuttavatietojen perusteella
  • Tehdään väärinkäytösten ennaltaehkäisyä ja selvittämistä.
  • Tehdään asiakastilaukset ja toimitetaan asiakkaalle tilatut tuotteet.
  • Laskutetaan toimitetut tilaukset.
  • Lähetetään asiakastietojen perusteella suoramarkkinointia.
  • Personoidaan digitaalista sisältöä mm. nettisivuille ja sähköpostikirjeisiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Vilomixin liiketuttavatietokanta sisältää:

  • Asiakassuhteen luonti- ja viimeisin muutospäivä.
  • Asiakkaan tuottama tai häntä koskeva Vilomix Finland Oy:öön liittyvä aineisto, esim. sopimukset.
  • Asiakkaiden yhteystiedot (nimi, laskutus- ja toimitusosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kunta).
  • Asiakkaan asuinmaa, asiointikieli ja yritysmuoto.
  • Maatila-asiakkaista maatilan tiedot (tuotantosuunta ja vastuumyyjä).
  • Toimittajilta pankkiyhteydet, Y-tunnus ja yhteyshenkilö.
  • Logistiikan hallintajärjestelmä (Navision) sisältää asiakkaan toimitusosoitteen perusteella karttapaikannustiedon (Salesmap).
  • Laskutusasiakkailta henkilötunnuksen ja/tai Y-tunnuksen.
  •  Asiakaspalautteet (Excel/IPW), asiakkaan edut ja kampanjat, osto- ja myyntitapahtumat.
  •  Suoramarkkinointikiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot

Tietoja kerätään pääasiassa rekisterinpitäjän omassa toiminnassa. Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyltä itseltään
  • Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavilta luotettavilta rekisterinpitäjiltä.
  •  yrityksen omasta asiakasrekisteristä
  • Verkkokauppa-asiakkaan yhteystiedot perustuvat asiakkaan rekisteröintilomakkeessa antamiin tietoihin sekä asiakkaan ilmoituksiin muutoksista.
  • verkkokaupan käyttäjät voivat itse päivittää yhteystiedot.
  • Tapahtumatiedot muodostuvat asiakkaan osto- ja myyntitapahtumista, tilaustiedoista ja -historiasta sekä ostokäyttäytymisestä.

7. Tietojen säilytysaika ja hävittäminen

Tiedot säilytetään 6-10 vuotta sekä lain velvoittaman ajan (tili- ja laskutustiedot). Arvioimme kuitenkin tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidystä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Tietojen suojaus

Verkkokauppaan liittyvät tiedot tallennetaan SSL-suojatun yhteyden ylitse.

9. Rekisterin suojaus

Rekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein. Henkilötietoja käsittelevät vain ennalta määritellyt henkilöt, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Rekisterin tietojen käsittely edellyttää työsuhdetta Vilomix Finland Oy:n kanssa, salasanaa ja käyttäjätunnusta sekä riittäviä käyttöoikeuksia. Rekisteri on suojattu konsernin ulkopuoliselta käytöltä. Rekisteri on suojattu asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja varmistettu. Manuaalista aineistoa rekisteristä ei ole kuin tilapäisesti. 

10. Tietojen luovuttaminen

  • Kertaluonteista postitusta varten nimi- ja osoitetiedot tiedostona painotaloon.
  • Verkkomaksutietoja käsitellään maksun yhteydessä salatun SSL-yhteyden välityksellä.
  • Kertaluonteista lähetystä varten puhelinnumero operaattorille (tekstiviesti).
  • Laskutusasiakkaasta luovutetaan Suomen Asiakastieto Oy:lle henkilötunnus/Y-tunnus ja nimi maksuhäiriöseurannan yhteydessä.
  • Perintätilanteissa laskutusasiakkaasta luovutetaan Lindorff Oy:lle nimi- ja osoitetiedot sekä laskutukseen liittyvät tiedot.
  • Kertaluonteista suoramarkkinointikampanjaa varten Vilomix Finland Oy voi luovuttaa nimi- ja osoitetiedot tiedostona ulkopuoliselle lähetyspalveluntarjoajalle. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja muutoin kuin rekisterinpitäjän lukuun.
  • sähköpostiosoitteita voidaan käyttää kohdentamaan digitaalista markkinointia
  • Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja -markkinointia varten. Epätarkkoja tietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.
  • Tietoja luovutetaan Vilomix Finland Oy:n ulkopuolelle ainoastaan niiltä osin, kun tilausten toimittaminen ja palvelun tekniset ratkaisut sitä vaativat. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Asiakastietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
  • Verkkokauppa ei tallenna asiakkaan pankki- eikä maksukorttitietoja.

11. Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastus-, kielto- ja korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Vilomix Finland Oy, Rekisteritarkastus PL 25, 21531 Paimio

Tietojen tarkastamista varten rekisteröidyn tulee täyttää rekisteritietojen tarkastuslomake joko Vilomix Oy:n kotisivulla www.vilomix.fi tai lomakkeen voi pyytää asiakaspalvelustamme info@vilomix.fi Lomakkeen voi lähettää sähköisesti osoitteeseen: info@vilomix.fi

Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää markkinointiviestien lähetys ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun sähköpostilla: info@vilomix.fi

TalliPro –uutiskirjeen lähetyksen voi perua rekisteröitymällä TalliPro -verkkokauppaan ja kieltämällä uutiskirjeen lähetys verkkokaupan ’Peru uutiskirjeen tilaus’ -osiossa.

12. Tietojen päivittäminen

Verkkokauppaan rekisteröitynyt asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan sekä markkinointilupia verkkokaupan ’Oma tili’ -osiossa. Asiakas voi myös lähettää tietojen päivityspyynnön rekisterin yhteyshenkilölle osoitteeseen info@vilomix.fi tai puhelimella: 010 402 7700 (8,35 snt/puh + 12,09 snt/min).

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Vilomix Finland Oy suosittelee rekisteröityjä ja sivuston käyttäjiä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä seloste laadittu 24.5.2018